Métier immobilier et Intelligence artificielle (IA) : Comment Bellman intègre ChatGPT pour gérer ses mails

PropTech spécialisée dans l’automatisation et la réduction des tâches administratives des équipes de syndic et gérance, Bellman a testé différents cas d’usage de ChatGPT pour assister les gestionnaires de copropriétés le traitement des emails. Les résultats sont impressionnants : les utilisateurs du logiciel, y compris les plus réticents, ont été conquis par la puissance de cette technologie et par le soutien qu’elle peut leur apporter au quotidien. De fait, Bellman est en train d’intégrer progressivement ChatGPT à son logiciel de syndic, faisant ainsi de l’IA d’OpenAI le nouvel allié opérationnel des gestionnaires de copropriétés, assistants et comptables.

ChatGPT aide les gestionnaires de copropriétés à répondre aux mails

La réponse aux emails constitue une mission centrale des gestionnaires de copropriétés, assistants et comptables, qui en reçoivent des dizaines voire des centaines chaque jour.

Dans son enquête métier 2022, l’Association nationale des gestionnaires de copropriétés (ANGC) les qualifie même de «fléau». Le nombre d’emails à traiter par les gestionnaires (notamment au retour de congés et de rendez-vous) est pour eux source de préoccupation et de stress. Ainsi, 88 % des gestionnaires « pensent que la gestion des emails est une charge psychologique permanente » (augmentation de 8 points en deux ans), et 85 % disent ne pas être formés à la gestion des flux d’emails.

L’arrivée fin 2022 d’un agent conversationnel aussi puissant que ChatGPT a poussé de nombreuses entreprises à rechercher la manière dont l’IA pourrait améliorer leurs produits. C’est ce qu’a fait l’équipe de Bellman, logiciel de syndic et de gérance : « Depuis plusieurs semaines, et sur la base de nos tests, nous sommes convaincus que ChatGPT constitue une opportunité pour le monde de la copropriété et les fonctions de gestionnaire, de comptable et d’assistant, en particulier pour la gestion des emails », explique Antonio Pinto, CEO et cofondateur chez Bellman, dans un webinar consacré au sujet.

L’intérêt de l’IA dans l’analyse et la compréhension des emails

Les gestionnaires de copropriétés sont aujourd’hui confrontés à trois problèmes majeurs dans la gestion de leurs emails :

1. les analyser et les comprendre, ces derniers pouvant être parfois très denses,

2. générer une réponse pertinente qui s’appuie sur le contexte connu sur le copropriétaire, son immeuble, ses dossiers, sa compta, etc., et

3. formuler l’email de manière à soigner la relation client et à éviter les boucles de mails.

« ChatGPT permet justement de répondre à ces différents enjeux. Sa grande force réside dans sa capacité à comprendre du texte et à générer un nouveau texte en réponse. On peut par exemple lui copier-coller un email reçu par un gestionnaire et lui demander quelles sont les actions à réaliser, mais nous avons voulu aller encore plus loin », précise Antonio Pinto.

Les demandes envoyées par email aux gestionnaires concernent des sujets très variés : appels de fonds, suivi d’un dossier en cours, compréhension du solde, imputation d’un virement, etc.

« Le traitement de toutes ces demandes nécessite un gros travail de recherche sur le logiciel de gestion, puis d’analyse. ChatGPT est en mesure de réaliser ce travail très rapidement, à condition bien sûr de lui fournir tout le contexte nécessaire. En fonction des sujets évoqués dans l’email, par le copropriétaire, ChatGPT cherche la réponse appropriée en cherchant des informations dans le dossier concerné par la demande, le budget, les décisions votées lors de la dernière AG, etc. Grâce à ces éléments de contexte, ChatGPT est plus pertinent et efficace. Il peut fournir une meilleure analyse et une meilleure réponse », détaille Antonio Pinto.

Et c’est justement pour permettre à ChatGPT de mieux comprendre le contexte des emails que la startup a choisi d’intégrer directement la version la plus récente de l’agent conversationnel d’OpenAI à la messagerie et au logiciel métier Bellman. Cette intégration se fera de manière progressive dans les semaines à venir, sans surcoût pour les utilisateurs du logiciel et dans le respect de la sécurité et de la confidentialité des données.

L’automatisation du traitement emails permet de se recentrer sur la relation aux clients

L’intégration de ChatGPT au sein du logiciel Bellman permettra de décharger davantage les gestionnaires de copropriétés, assistants et comptables des tâches à faible valeur ajoutée, en réduisant le temps d’analyse et de traitement des emails. L’agent conversationnel d’OpenAI peut également aider les gestionnaires à dénouer des situations tendues en réécrivant par exemple des emails avec des tournures plus fluides.

Cette automatisation encore plus poussée permettra aux gestionnaires de passer davantage de temps sur le terrain, au contact de leurs différents interlocuteurs. Le relationnel client est d’ailleurs cité comme l’aspect le plus important de leur métier lorsqu’on interroge les gestionnaires de copropriétés (35 %), derrière le suivi des travaux et le bâtiment (34 %), le droit et le juridique (17 %), d’après l’enquête métier 2022 de l’ANGC.

Si ChatGPT a déjà fait preuve de sa pertinence dans la qualité de sa réponse aux emails, quel temps faudra-t-il aux gestionnaires de copropriétés pour se saisir de ces nouveaux usages ? Toujours d’après l’enquête métier de l’ANGC, 62 % des gestionnaires de copropriétés « ne pensent pas que les nouvelles interfaces coopératives sont susceptibles de faire diminuer le nombre d’emails ». Un travail d’acculturation devra donc être mené auprès des gestionnaires de copropriétés.

« Les gestionnaires de copropriétés ne sont pas prêts à faire une confiance aveugle à ChatGTP et ils ont raison. En revanche, ChatGPT est très bon pour une phase d’analyse d’emails en quelques secondes, alors que cette étape est très fastidieuse pour les gestionnaires. ChatGPT répond de manière pertinente à plus de 50 % des emails administratifs », avance Antonio Pinto.

Au-delà de la réponse aux emails, d’autres usages possibles de ChatGPT

Si les usages actuels de ChatGPT se concentrent sur la réponse aux emails, d’autres utilisations sont également possibles et d’ores et déjà étudiées par l’équipe Bellman.

Bellman prévoit par exemple d’entraîner ChatGPT sur les textes de loi les plus récents pour renforcer son utilisation en matière d’aide juridique.

Autre sujet à l’étude, la création de chatbots pour répondre aux questions de gestion courante posées par les copropriétaires aux gestionnaires de copropriétés, assistants et comptables, et ce 24/7.

Enfin, l’équipe Bellman imagine aussi pouvoir exploiter la technologie ChatGPT pour la rédaction de résolutions, l’identification de clauses d’un contrat, etc. Autant d’usages possibles au sein d’un logiciel métier qui permettront de simplifier le quotidien des métiers du syndic et de fluidifier la communication entre les différents interlocuteurs.