Djamel Charef (Doc’up) : Déléguer la gestion du courrier pour gagner du temps

Convocation aux Assemblées Générales de copropriété (AG), Procès Verbaux d’Assemblée Générale… les syndics et les administrateurs de biens se doivent d’informer régulièrement leurs clients par courrier. « Nos solutions permettent notamment aux professionnels de l’immobilier de dématérialiser la génération de ce courrier  pour qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier», explique Djamel Charef, directeur du développement de Doc’up au micro d’Ariane Artinian pour Mon Podcast immo en Live du salon de la copropriété.

Mon Podcast Immo : Qu’est-ce que Doc’up ? c’est ça ? 

Djamel Charef : Nous proposons d’externaliser et de dématérialiser le courrier aux syndicats de copropriété et aux administrateurs de biens.

Nous offrons cette solution à plusieurs marchés notamment celui des collectivités publiques et des PME… 

Nous traitons tous les flux de courriers sortants pour nos clients les syndics d’immeubles et les administrateurs de biens, qui sont encore une population qui envoie beaucoup de courrier. 

Mon Podcast Immo : Ça prend du temps à envoyer tout ce papier ? 

Djamel Charef : Le temps c’est l’essence même de Doc’up. Notre leitmotiv est d’apporter un gain de temps à nos administrateurs de biens en gérant les impressions, les courriers à envoyer… Pour qu’ils se concentrent sur leur cœur de métier : être présent sur les immeubles, gérer le quotidien. 

Mon Podcast Immo : Vous envoyez parfois du courrier papier, pas que dématérialisé ? 

Djamel Charef : Effectivement, ce n’est pas forcément du dématérialisé même si nous sommes actuellement dans l’ère du digital.

Aujourd’hui les entreprises veulent aller de plus en plus vers des solutions de dématérialisation de leur activité. Pour répondre à cela, nous proposons une solution logiciel qui permet à l’utilisateur de dématérialiser entièrement la génération de ses flux papier. 

Maintenant charge à nous, depuis notre logiciel, de gérer et de faire avec ce dernier du multi canal et diffuser, en fonction de la demande des clients, les flux soit via une voie digitale soit via un flux traditionnel. 

Mon Podcast Immo : Sous quelle forme le syndic vous envoie son fichier ?

Djamel Charef : Le syndic nous envoie son fichier sous format PDF et même sous Word. Grâce à l’imprimante virtuelle Doc’up peut gérer le courrier dit égrainé. 

Mon Podcast Immo : Ça veut dire quoi courrier égrainé ?

Djamel Charef : C’est le courrier que l’on n’identifiera pas dans des volumes conséquents sortant de logiciels. 

Je suis une entreprise qui a des clients, je vais générer une fois par mois mes envois de factures que je vais distinguer du courrier de tous les jours, une demande d’un copropriétaire par exemple, et que l’on va faire sur Word. 

On peut l’envoyer directement vers une imprimante virtuelle et le courrier va arriver chez nous. 

Mon Podcast Immo : Combien coûte cette solution Doc’up pour vos clients pros de l’immo ?

Djamel Charef : On est sur une logique tarifaire très spécifique car on va facturer d’un côté la prestation d’envoi de courrier, de mise à disposition du logiciel et de l’autre l’affranchissement qui est une taxe payée directement par Doc’up pour le compte de la Poste et qui est refacturée directement au client. Cet affranchissement est facturé ensuite au syndic de copropriété ce qui évite à notre client de facturer lui-même son client. 

Mon Podcast Immo : Quel est le gain d’économie financière que vous permettez de réaliser à vos clients ? 

Djamel Charef : Typiquement chez nos clients syndic, tout le monde s’occupe de tout. Ainsi, le courrier n’est pas à la charge d’une personne mais tout le monde doit envoyer du courrier tous les jours. 

Doc’up va leur permettre de gagner du temps sur les tâches chronophages.