Rénovation énergétique : 20 propositions QualiSR pour prévenir la fragilisation des copropriétés et des copropriétaires

Le cercle d’experts QualiSR présente 20 propositions articulant réforme du droit et recommandations pour les professionnels de l’immobilier.

Copropriété

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Entre les travaux d’entretien des immeubles reportés depuis le début de la pandémie et la quasi-injonction de rénovation énergétique émise par la loi Climat et Résilience du 22 août 2021, les syndics, administrateurs de biens et autres professionnels de l’immobilier ont de bonnes raisons de s’inquiéter sur la fragilisation des copropriétés dans les années qui viennent. Pour prévenir et traiter au mieux le traitement des impayés de charges de copropriété, l’Association QualiSR, l’Union des Syndicats de l’Immobilier (UNIS), la Fédération nationale de l’Immobilier (FNAIM), la Fédération Soliha, l’Association des Responsables de Copropriété (ARC) et le Réseau Procivis publient une 20 propositions articulées en 3 volets.

Prévenir les impayés de charges de copropriété

Il s’agit de mieux informer les candidats à l’accession à la propriété, d’améliorer la maîtrise des charges, de mieux présenter et d’envoyer plus tôt les appels de fonds, de généraliser la mensualisation des charges en donnant aux syndics le pouvoir de compenser l’effet trésorerie, de restreindre les droits des copropriétaires condamnés pour impayés afin de les empêcher d’organiser une action contre le syndic et le syndicat des copropriétaires, et d’améliorer la lisibilité des règlements de copropriété.

Proposition n° 1 : Intégrer les charges de copropriété courantes comme exceptionnelles au plan de
financement des candidats à l’accession en transmettant l’information au moment de la visite
d’un bien, information pouvant être ensuite transmise à la banque par l’acquéreur ; Informer l’acquéreur du plan pluriannuel de travaux (PPT) mentionnant les travaux d’envergure à prévoir, ou, à défaut de PPT, transmettre une estimation, sous la forme d’une infographie, des charges exceptionnelles à prévoir à partir d’une moyenne calculée au m2.

Cette proposition vise à informer le candidat à l’accession à la propriété sur les charges courantes et exceptionnelles en étendant le champ des obligations d’information déjà existantes aux travaux futurs et les prévoir pour tout type de vente. Elle a également pour objectif de sécuriser le parcours résidentiel sans freiner le marché de la transaction.

Proposition n° 2 : Recommander au syndic assisté du conseil syndical, la mise en concurrence au moins tous les 3 ans des contrats des prestataires de la copropriété et prévoir que le syndic rende compte aux autres organes du syndicat, selon la même périodicité, des actions qu’il a menées pour maîtriser les charges courantes de la copropriété.

La mise en concurrence des contrats est essentielle, car une gestion passive de la copropriété ne permet pas de faire des économies significatives au niveau des charges communes de l’immeuble. Le syndic, en concertation avec le Conseil syndical, doit mener une gestion active de la copropriété afin de mettre en concurrence régulièrement les contrats des prestataires de la copropriété, dont la reconduction est tacite. Dans cette même perspective, le syndic doit également actualiser le carnet d’entretien en indiquant les délais de résiliation et d’échéance des contrats afin de faciliter ce suivi.

Proposition n° 3 : Normaliser et simplifier les appels de fonds en faisant figurer clairement le montant dû et sa date d’exigibilité et en mettant en exergue, sous la forme d’un graphique, les différentes dépenses (travaux, courant, administration, etc.) afin de mieux comprendre la répartition des charges.

Cette proposition a pour but de rendre facilement compréhensible au copropriétaire le montant à payer et sous quelle échéance.

Proposition n° 4 : Pour l’exécution du budget prévisionnel, le syndic adresse à chaque copropriétaire l’avis indiquant le montant de la provision exigible au moins 15 jours avant la date d’exigibilité déterminée par la loi.

Il est proposé de généraliser une pratique recommandée par l’Unis : envoyer l’appel de fonds 15 jours avant son exigibilité.

Proposition n° 5 : Rendre obligatoire la proposition par le syndic de mensualiser les charges courantes et cotisations au “fonds travaux” de copropriété en procédant à un appel de fonds trimestriel faisant figurer l’exigibilité mensuelle.

La mensualisation constitue un moyen d’assainir la situation car il est plus facile pour les ménages modestes et très modestes de prévoir un budget pour régler des charges de copropriété tous les mois que tous les trimestres. 

Proposition n° 6 : Augmenter le seuil du montant de l’avance de trésorerie à 1⁄4 du budget prévisionnel et habiliter le syndic à appeler cette avance après avis motivé du conseil syndical et vote en Assemblée Générale.

Pour prétendre à cette augmentation de trésorerie, le syndic devra justifier devant le Conseil syndical de ses actions pour la maîtrise des charges et le recouvrement des impayés.

Proposition n° 7 : Retirer aux copropriétaires débiteurs condamnés par la justice le droit de vote relativement au renouvellement du contrat de syndic ainsi que la possibilité de se faire élire au conseil syndical.

Proposition n° 8 : Clarifier le statut des sommes dans les à-nouveaux non justifiés ou dont le recouvrement est prescrit.

Le problème des à-nouveaux en cas de changement de syndic doit être traité. La responsabilité du syndic sortant, qui n’est pas en mesure de justifier intégralement un solde débiteur de copropriétaire et fournir des relevés de compte avec des à-nouveaux non expliqués, devrait être automatiquement engagée.

Poposition n° 9 : Expurger les règlements de copropriété de toute reproduction in extenso des dispositions légales.

Cette proposition vise à simplifier le contenu des règlements de copropriété.

Favoriser la conciliation et renforcer la phase précontentieuse

Les recommandations visent à favoriser conciliation et renforcer la phase précontentieuse : inciter les syndics à rechercher la conciliation et la recherche de solutions non judiciaires, permettre aux syndics de signer des protocoles d’échelonnement et leur donner les moyens de compenser l’effet trésorerie, améliorer les aides sociales aux copropriétaires en difficulté, ainsi que l’indemnisation des autres copropriétaires forcés de faire l’avance des frais de recouvrement contentieux.

Proposition n° 10 : En cas d’impayés de charges, le syndic procède à une relance par courrier simple ou courrier électronique deux semaines après l’exigibilité des fonds, puis à une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception quatre semaines après l’exigibilité des fonds ; Recommander la pratique du commandement de payer délivré par exploit d’huissier.

Proposition n° 11 : Généraliser la mise au vote de protocoles de recouvrement des charges impayées comme méthode de gestion des dettes.

L’adoption d’un protocole de recouvrement des charges impayées qui rassemblerait l’ensemble des modalités que la copropriété se fixe, normalise et formalise, pourrait être aussi de nature à prévenir les situations d’impayés.

En effet, la précision, en amont, des différentes démarches et procédures amiables et judiciaires, qui seront engagées envers les débiteurs, ainsi que les délais ou les seuils fixés pour l’engagement de ces procédures, pourrait avoir une vertu pédagogique. En conséquence, personne ne pourrait contester le bien fondé d’une action engagée, même en cas de simple retard ou d’oubli.

Proposition n° 12 : Donner aux syndics la faculté de signer des protocoles d’accord d’échelonnement de dettes des copropriétaires débiteurs (sur 24 mois maximum) et, dans le cas spécifique des copropriétés fragiles et en difficulté, de lancer des appels de fonds pour insuffisance de trésorerie.

Proposition n° 13 : Améliorer l’information des copropriétaires par les syndics relativement aux possibilités de soutien des services sociaux, et plus particulièrement les ADIL départementales, en faisant figurer ce contact dans le modèle de la notice d’information pour les nouveaux acquéreurs.

Proposition n° 14 : Rendre obligatoire l’introduction d’une clause pénale dans les règlements de copropriété.

La clause pénale permet une majoration de la somme exigible, en prenant en compte l’augmentation des charges de la copropriété générée par les impayés, étant rappelé qu’elle peut toujours être réduite par le juge s’il l’estime excessive. La Cour de cassation a d’ailleurs restreint les effets de ces clauses pénales et empêché l’automaticité de l’application de cette clause du règlement de copropriété. Cette clause pénale peut toutefois avoir une valeur dissuasive et psychologique et amener le débiteur à privilégier le dialogue et la conciliation. 

Accélérer et rendre plus efficace la phase contentieuse

Le 3ème volet de recommandations prévoit d’accroître l’implication des conseils syndicaux dans le suivi avec le syndic des impayés et des actions de recouvrement, de sensibiliser les syndics sur la nécessité d’un traitement comptable rigoureux des condamnations par les tribunaux, d’inviter les juges à mieux indemniser les syndicats des copropriétaires victimes d’impayés, de raccourcir les délais des procédures devant les différents tribunaux et les cours d’appel, et enfin de faciliter pour les syndics l’inscription de l’hypothèque légale en ligne sur les lots des copropriétaires débiteurs.

Proposition n° 15 : Organiser avec le conseil syndical des réunions semestrielles de suivi des débiteurs de la copropriété et informer tous les ans l’assemblée générale des procédures contentieuses en cours.

Il s’agirait de communiquer des informations factuelles sur les impayés (leur volume, les procédures contentieuses mises en œuvre et leur avancée), la relation individuelle avec le débiteur et la conciliation restant du domaine strict du syndic.

Cette information semestrielle permettrait une meilleure gestion du volume d’impayés et une meilleure visibilité globale sur l’ensemble des actions menées.

Proposition n° 16 : Définir une procédure comptable pour permettre au conseil syndical de mieux identifier l’ensemble des sommes engagées par rapport à celles récupérées. Développer des formations comptables pour compléter celles prodiguées par les avocats dans le but de mieux retranscrire comptablement les jugements.

Dans cette perspective, les relations entre la copropriété et l’avocat chargé du recouvrement des dettes doivent être régulières de façon à fluidifier la circulation de l’information.

Proposition n° 17 : Inviter, par voie de circulaire de la Chancellerie, le juge à appliquer de manière juste et saine l’article 700 du Code de procédure civile.

Pour justifier de cette application “juste et saine” de l’article 700 du Code de procédure civile, il est proposé que les relevés d’heures payées à l’avocat (et non les factures qui pourraient être assimilées à une correspondance relevant du secret professionnel) soient transmis au juge.

Proposition n° 18 : Énumérer limitativement dans le protocole de recouvrement les actions nécessaires au recouvrement des impayés de charges, pour compléter la liste de l’article 10-1a de la loi du 10 juillet 1965.

Cette évolution permettrait de donner la capacité au syndic d’être rémunéré à sa juste valeur, à l’instar,
dans les copropriétés en difficulté, des administrateurs provisoires dont le système de rémunération est plus favorable que celui imposé aux syndics. L’intéressement aux sommes recouvrées est une solution ouverte aux administrateurs provisoires que le groupe de travail QualiSR souhaiterait voir.

Proposition n° 19 : Inviter les Cours d’appel à la mise en œuvre de la procédure de circuit court ou à bref délai pour les affaires relatives à des recouvrements de charges de copropriété ; Rappeler, par voie de circulaire, le mécanisme de la procédure accélérée au fond de recouvrement des charges telle que résultant de la loi ELAN.

Proposition n° 20 : Rendre possible pour le syndic l’inscription d’une hypothèque judiciaire conservatoire sans passer par un avocat.

Il n’est aujourd’hui pas possible d’inscrire une hypothèque légale à la conservation des hypothèques sans passer par les services d’un avocat. Le groupe de travail QualiSR propose que les syndics aient accès au même système électronique que les avocats sans recourir pour autant à leur service pour l’inscription d’une hypothèque judiciaire conservatoire.

Ces propositions ont été élaborées par un groupe d’experts* issus des membres de l’association QualiSR, capitalisant sur les travaux antérieurs sur le sujet, comme les « 30 propositions de PROCIVIS Lab’ pour stopper la dégradation des copropriétés », « les quinze mesures pour un traitement efficace des impayés de charges » de l’ARC, ou encore les récentes réflexions des organisations représentatives des professionnels des services immobiliers (FNAIM et UNIS).

Ont participé à cette plateforme de propositions : Jean Charles Albanesi, Président de la commission Syndic de Copropriété de la FNAIM; Carlos Bénitez, Expert-comptable, fondateur de Comandex; Henry Buzy-Cazaux, Président de l’Institut du Management des Services Immobiliers; Bernard Canciani, Avocat; Roselyne Conan, Directrice générale de l’ANIL; Gilles Frémont, Président de l’Association Nationale des Gestionnaires de Copropriétés; Chrystel Gueffier-Pertin, Responsable du département accession sociale, vente HLM, copropriété,
syndic de l’Union Sociale pour l’Habitat (USH); Cécile Guérin-Delaunay, Responsable du pôle réhabilitation du réseau Soliha; Emile Hagège, Directeur général de l’ARC; Jose de Juan Mateo, Directeur Délégué Procivis Immobilier; Pierre-Edouard Lagraulet, Avocat, docteur en Droit; Olivier Mugniery, Juriste, Citémétrie; Alain Papadopoulos, Secrétaire général de l’association QualiSR, Manuel Raison, Avocat, et Olivier Safar, Président de la commission Copropriété et Président adjoint de l’UNIS, Président de l’association QualiSR.