L’agent immobilier doit-il imprimer ses documents établis sous forme électronique ?

Doit-on encore imprimer une version papier des mandats et registres ? A l’heure de la dématérialisation, cette question taraude nombre d’agents immobiliers et de professionnels qui tiennent leur registre sous forme électronique et signent leurs mandats et autres actes grâce à la signature électronique. Voici ce qu’il faut savoir pour y voir clair.

Qu’est-ce qu’un écrit au sens de la loi ?

L’article 1365 du Code civil le définit ainsi « L’écrit consiste en une suite de lettres, de caractères, de chiffres ou de tous autres signes ou symboles dotés d’une signification intelligible, quel que soit leur support. »

Le Code civil dispose, dans son article 1366 : « L’écrit électronique a la même force probante que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Est-il nécessaire d’imprimer ces documents pour les présenter ou les archiver ?

Les textes relatifs aux obligations des professionnels de l’immobilier exigent des documents et actes écrits, conformes à la réglementation, mais n’imposent pas, à ce jour, de format papier.

Les registres

L’agent immobilier doit tenir plusieurs registres :

• le registre des mandats (un registre Transaction, un registre Gestion),
• le registre-répertoire, s’il n’a pas déclaré ne pas recevoir de fonds pour l’activité Transactions. Dans ce cadre, il est amené à délivrer des reçus lors de la réception de fonds.

Le décret d’application de la loi Hoguet (décret n°72-678 du 20 juillet 1972) dispose que les registres et reçus peuvent être établis, tenus et conservés sous forme électronique, dans les conditions prescrites par le Code civil.

💡 Rappelons que les registres et les reçus doivent être conservés pendant 10 ans, quel que soit leur support.

Les mandats

💡 La loi Hoguet impose à l’agent immobilier de conserver ses mandats pendant 10 ans.

Notons qu’il est prudent d’appliquer le même délai de conservation aux relevés du compte séquestre et du compte de gestion, aux documents avisant le mandant de la location d’un bien et constatant une reddition des comptes en gestion, bien que les modifications de l’article 86 du décret de 1972 aient rendu l’interprétation de ce texte incertaine.

Les autres actes

💡Pour les autres documents et actes, le délai de conservation est généralement fixé en fonction soit de délais légaux, soit des délais de prescription de la responsabilité de l’agent immobilier.

Ainsi, par exemple, dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme, le délai est généralement fixé à 5 ans par la loi. Le registre LCB/FT Modelo sauvegarde les dossiers pendant 6 ans.